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            檔案室崗位職責

            發布日期 : 2018-01-02 16:33:48     作者 :     來源 :

            一、為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本崗位職責。
            二、檔案的范圍是指過去和現在的公司各級部門及員工從事企業管理、監理工程過程中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、報表、工程技術資料、聲像資料、工程照片,榮譽實物,證件等不同形式的歷史記錄。
            三、檔案工作由公司總經理統一領導,辦公室負責接收、收集、整理、立卷、保管。公司及各部門,員工有保護檔案的義務。公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。辦公室應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現檔案管理現代化。
            四、檔案工作實行統一領導,分級保管、查閱的原則,進行網絡化管理。
            五、公司檔案的分類及編號:指定資料員經辦公室培訓后,按有關檔案分類及編號要求操作。檔案室的檔案、資料要按科學的分類、排列、編號,柜子要排列有序。
            六、檔案整理辦法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。若是工程檔案以單位工程立卷。立卷要區分不同價值確定保管期限是永久,長期,短期。檔案整理按收集、整理 、分類 、立卷步驟進行。      
            七、檔案的過程管理:公司及各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作,并在工程結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據為己有。
            八、嚴格履行文件的簽收、傳閱、借閱及銷毀的登記手續,及時辦理清退歸檔,不得將文件無限期散失在外。對失去保存價值的機密文件、資料檔案,要鑒定后登記造冊,經主管領導簽字后銷毀;并指定專人監銷。切實做好保衛保密工作,嚴防盜竊和破壞檔案資料的事件發生。
            九、借閱:因公司需要借閱文檔的,應填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續,經辦公室核準后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
            十、分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權。檔案管理人員調閱、搬運檔案資料時要輕拿來輕放,嚴防揉搓、擠塞或撕裂護林資料,以減少檔案的機械磨損。
            十一、檔案室的保管工作:配備好設施,做好防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等工作,要定期檢查檔案保管情況,發現問題及時處理。庫房內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃易爆物品,嚴禁用明火照明取暖;下班時要關閉電閘,關窗鎖門,檢查各類電器是否保險可靠。庫房內要設置滅火器,定期更換滅火劑。
            十二、文件、資料由專人管理,負責收發登記,辦理分送、傳閱、立歸檔及銷毀等項工作,自覺嚴守保密規定。
            十三、監督:綜合辦公室根據各部門上報的檔案總目錄,預立卷材料的目錄,進行定期或不定期的檢查,來監督各部門及各部門檔案的管理工作。
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